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用数据演讲?必须记住这6步

(图为从1000-1900年间,画家们最喜欢用的颜料的数据呈现图。)

简单六步,用数据说服你的听众

Intetix Foundation(英明泰思基金会)由从事数据科学、非营利组织和公共政策研究的中国学者发起成立,致力于通过数据科学改善人类社会和自然环境。通过联络、动员中美最顶尖的数据科学家和社会科学家,以及分布在全球的志愿者,我们创造性地践行着我们的使命:为美好生活洞见数据价值。

原文链接: Six essential steps to present data persuasively https://www.clickz.com/2016/03/16/six-essential-steps-to-present-data-persuasively

原作者:Adam Singer

“相比表格,利用数据图展现数据的方法有可观的优势。庞大的数据令人厌烦,普通人在其中根本获取不到有用的信息,就像从黄瓜里面汲取不到阳光一样。”

——摘取自《Economic and Industrial Delusions》一书,作者Arthur Briggs Farquhar,Henry Farquhar

在之前我提出数据视觉化可以成为大家说服听众的秘密武器。 我想提供一些可以让大家有效地和自己的团队分析数据的可行建议。

在我的职业生涯中, 我开过无数个“痛苦的”会议,聆听我的同事或者客户呈现分析数据。当我说“痛苦的”,不是因为他们没有努力准备或者缺乏独到的见解,而是呈现的手法可以更加有效, 从而体现他们的努力。

呈现数据是“最后的冲刺”,因为大家已经结束了“战斗”,心理上都有了完成感,而现在要做的只是分享成果。这些都是人之常情。觉的这项任务完成了, 这就是为什么很多人混乱地把幻灯片随便一弄就开始下一项任务了。现在我就来劝说你别这样做,花点时间和心思呈现你的数据。

如果你遵循接下来的六步,你的下一场和老板或者客户的会议不仅仅会更顺利, 你也更有可能达到你呈现数据的目的。

为了证明我的观点,我会举几个例子。

1. 开始谈论数据之前,设定好情景

千万不要以统计图开始你的报告。 还有绝不要用仅仅电子表格或者数据报表成为你的报告的全部。

简单地装饰一下, 不仅可以更好地展示你的报告, 还可以让你报告在团队内部轻松地流通, 你的上司收到这份材料的时候也更想打开并看完它。

然后你开始进行报告。 首先, 花点时间告诉听众你都干了什么(用视觉化的方法更理想)。比如说你是不是刚刚对网站新的着陆页做了A/B测试(一种网站优化测试)? 很好,在你分享测试结果之前,给大家看看老的着陆页和新的着陆页截图。这样听众就知道你做了什么以及为什么做这种测试。

这样做的好处就是大家可以一上来就跟着你的思维,你也会收到更少的提问。 你的团队可能才完成这个项目但是可能他们记不起来全部的细节。你得帮帮他们!

举个例子,如果我的同事Krista Seiden要做一场报告关于重新设计谷歌商业APP网页, 那么她应该在展示数据之前先呈现旧的的网站是什么样子的。

用数据演讲?必须记住这6步

2.每张幻灯片只能有一个重点,修改不完整、令人迷惑和有歧义的图表

有太多次我看到年轻的业务执行把所有的数据都放在一张幻灯片上(有的时候连图表都没有,只是一堆数字), 因为他们觉得要先把所有数据先摊出来,越多的数据看起来越专业,越正式,对吧? 错!

千万别在一张幻灯片上放超过一张图表,因为一下子呈现了太多信息, 没有人能理解所有内容,而且还让人眼花缭乱。让我们一边接收太多信息还要集中注意力听发言者太难了。

当你尝试一口气把所有事说出来,你其实什么也没讲。 下面就是个反面教材 (一页幻灯片上有4个柱形图,太多了):

用数据演讲?必须记住这6步

更重要的是,别误导你的听众!下方那张柱形图不仅仅支离破碎而且“卖萌”地使用人形图标组成柱状图让人更加困惑。使用这种图标的人很容易给人一种不务正业的感觉,即使他们的出发点是很好的。

用数据演讲?必须记住这6步

有些图看来连拯救的希望也没有…比如下面这张图,首先3D柱形图是避之不及的,因为它实在令人困惑;柱形图上面的图案是更是让人雾里看花。更别提这个图连标注都没有了!这个图能表达的意思只有千万别让制作这个图表的人做报告。哦对了,其实这是张在会议上真的被使用过的图, 我稍加修改了一下。

用数据演讲?必须记住这6步

3.尽可能简单明了地呈现数据(现在我们来看些好的例子)

如果你想比较不同的收入流增长或者某行业顾客的喜好,你不需要任何高难度的技巧。做一个线性图,标注上标题,来源等各种信息就好。简单!高效!

通过观察下图,我们了解到在2017到2018年间,网上收费视频网站收入将可能超越票房。没有可能产生误解。

用数据演讲?必须记住这6步

我们都有这样的经验:你做了一个不是很明了的图表,但是它是可以修改的。所以想清楚你想表达什么,去重新组合数据。

下图中,一个清晰可见的重点是在过去的10年里高达216%的互联网获取新闻的增长率。但是在左边的图却不能达到如此的效果。加粗你想要强调的内容,考虑标出改变的幅度不失为一个好选择。

用数据演讲?必须记住这6步

(摘取自flowingdata)

4.呈现数据时记得包含背景资料——万万不要以为听众知道你在干什么,甚至你自己的团队

比如说,不要单单展示这个月的进度趋势,附加对比去年的就可以让人很快理解趋势如何。

Google Analytics使这个技巧变得信手拈来。一条好看的折线图,向右有着上升的趋势,看起来不错,那么这到底是什么意思呢?这个数字意味着好事吗?我们不知道。可是跟上年度的情况一对比,我们就有了答案。

用数据演讲?必须记住这6步

此外,不要仅仅展示一个这样的统计图。在此之上,加一些注解(比如变化的百分比), 就可以凸显你的观点,告诉听众你想让他们获取到什么样的信息。

记住, 你必须让你的幻灯片清晰明了到就算没有你在演讲,别人也能够仅仅凭着幻灯片了解到你想传递的信息。

分析理应不仅仅包括“发生了什么”,还应该有“为什么”。是否呈现出“这意味着什么”则是好和很好的分界线。一个让你更高效的小贴士:使用Google Analytics 的annotation这项功能, 就可以加上有趣的信息, 当你后来分享数据的时候就不用担心当时发生了什么。

5.在附录里面添加额外的信息但是你可以不用讲解

你不用一一赘述每个KPI and 指数单位,尤其是那些对你的项目没有什么用的。 事实上对内容合理取舍,会使你的报告更精彩。太多数据不仅仅不能帮你表达观点,还会让听众失去注意力。

一场报告下来,每个人能吸收到的只有这么多,而且作为分析师和市场营销者,我们的的职责也是只分享至关重要的信息。提供一个附录不仅仅省了你很多麻烦,而且使人了解的更多。他们可以私下继续查看而不是浪费整组的时间。

6. 整理一张“展望”的幻灯片,总结你下一步想要实现什么

接近尾声时,你已经报告完毕了你的项目、目标、结果和见解。你让大家都了解了并同意你的想法。(了解现实,耶!)

现在总结一下你将要怎样处理这些数据,以任务列表或者任务交付的形式。(比如说运行新的测试,让员工开始设计急需改造的网站,或者剔除掉购物平台上没有人买的产品。)

额外小贴士:在报告之前,复习你的幻灯片

熟能生巧,才能有好的报告。可能你不需要像准备演讲一样准备台词卡,但是你至少要简单排练下你要讲什么。

付出就会有回报, 排练一两遍不仅可以让你熟悉材料,还能让你进一步修改报告。

参与人员:策划-徐睿艺、樊茜茜;编译-许乙凡;编辑-张璇;

推广-申洪浩、李华芳 、吴荃雁

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