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英国电信:破解家庭办公环境中的协作性困局

通信世界网消息(CWW) 随着各种协作工具的出现和通信网络条件的完善,在交通拥堵、出行不便的大城市,家庭办公成为一种新趋势,尤其是在创意、设计、传媒等行业,家庭办公更是渐成主流选择,同事之间的协作需求也随之增加。但是,一系列问题相继产生:不在领导眼皮底下的员工如何保证是工作而不是偷懒?如何提升组织的运作效率?

在家庭办公方面,英国电信有着丰富经验。早在20世纪90年代,英国电信就成为了全球首批采用家庭工作方式的欧洲公司之一,如今,英国电信被认为是在工作方式上极具创新能力的组织之一。

近日,英国电信发布了白皮书《协作性之困局》(Collaboration Conundrum),探讨由家庭办公所带来的有关协同工作方面的诸多问题。

英国电信:破解家庭办公环境中的协作性困局

英国电信(BT)全球服务部客户体验未来学家  妮可拉·米拉德(Nicola Millard)博士

家庭办公趋势渐起

英国电信(BT)全球服务部客户体验未来学家妮可拉·米拉德(Nicola Millard)博士介绍,《协作性之困局》是英国电信联合剑桥大学、伦敦商学院和麻省理工学院(MIT)等学术机构开展的大型研究项目,致力于解决未来工作难题。

研究发现,全球约四成员工已经在以虚拟方式工作,协作、共享服务、外包与离岸外包等趋势意味着,虚拟团队已经成为重要方式。不过,如果团队成员互为陌生人,几乎或完全没有共事过,那么他们彼此之间很难建立信任关系。

在妮可拉·米拉德看来,这并不属于IT层面的难题,因为人们今天只需轻点鼠标就可以将信息发送至全球各地,其问题的关键还在于人们首先要乐于分享。《协作性之困局》的宗旨,就是解决员工及客户通过网络而非面对面交流所面临的问题,研究认为,解决这一问题需要综合考虑领导力、激励、业务成果和工作风格等因素,当然也要考虑实现这一切的技术。

该研究主要得出了如下观点:

第一,过去所谓的“领导”即“亲眼看见”雇员在办公室工作。随着工作场所的变化,雇员越来越多地移动化办公,不受办公场所限制,可以在家工作或者在不同场所工作。

第二,新的工作方式需要新的领导方式,需要更加包容、更受信任、更合作开放的方式,无论雇员身在何处,上司都可以与其协同工作。

第三,企业组织在平衡协作性中挣扎,因为强调协作性意味着员工将时间花费在不断的会议中,而没有安静的时间完成工作。随着团队壮大,协作性变得更加艰难。

第四,新的协作工具能够提供一套解决方案,使得雇员与团队成员方便沟通,同时保持其工作地点的自由,维护他们所需要的私人空间和专注时间。

第五,上述方式在提升个人生产率的同时也会降低雇员之间的信任度和团队凝聚力,他们彼此之间只是虚拟陌生人,基本没有时间面对面交流。因此,领导关注协同性、团队凝聚力是新方式成功的关键。

协作技术提升家庭办公效率

有观点认为,同事之间的远程协作是跨国公司的事情:为了节省成本开支,提高工作效率,位于全球不同位置的分支机构通过协作工作办公是有效选择。

麻省理工学院(MIT)的研究推翻了这一认识,其研究表明:如今的高效率公司无不积极推动协作技术。事实上,很多人有深有感触的是,由于社交工具和协作技术的普及,他们现在的协作量比以往多了得多。而在创意性和知识性行业,创新与敏捷反应是其成功的关键,这样的行业更需要建立协作理念,通过家庭办公给员工提供产生创意的空间,借助协作工具调动专家、合作伙伴与客户的力量,协作技术已成为此类公司业务模式的核心。

但是,人们并非天生善于合作,这也是为什么招聘启示总是强调合作精神的原因。妮可拉·米拉德建议,要想让员工加强协作,关键还在于领导意识到协作的重要性,并有强烈的意愿推动协作。此外,提高协作还需要IT、人力资源、资产、财务与内部通信等部门高效共事。而所有这一切的关键都在于了解协作工作的实际效率,通信网络正是协作的核心。妮可拉·米拉德称,英国电信等网络提供商拥有得天独厚的优势,能够帮助企业了解互相之间的通信状态,以及数字技术如何助力协作。

领导者的新考验

家庭办公虽然日渐风行,但是在中国、日本、韩国等比较传统的国家,雇主依然强调秩序和纪律,希望看到员工在自己眼皮底下工作。

妮可拉·米拉德本人就是家庭办公的实践者。“我和我的上司在过去12年的时间都没有在同一个地点工作过。只要我按时按质完成任务,上司并不在乎我工作的地点、时间与方式。”实际上,妮可拉·米拉德对于此次采访的回复就是一家咖啡馆完成的。长期的实践加上理论研究,使得妮可拉·米拉德对于家庭办公有了很多切身体验。

在妮可拉·米拉德看来,随着全球化的推进、企业流动性的提速,很多公司的员工大多数时候很难在同一物理空间工作,因此传统领导者的思路面临挑战。妮可拉·米拉德认为,员工规规矩矩地端坐在办公桌前,也并不意味着他们就是在工作。越来越多的证据表明,办公室并非效率最高的工作场所,特别是那些需要集中精力、不被打扰的工作。她建议领导学会利用移动技术,让员工自由选择效率最高的工作地点。

对于领导者而言,这也是一个学习和适应的过程。坦白地说,目前的领导者还没有掌握管理很少见面的下属的技巧。妮可拉·米拉德认为,在新的家庭办公和协作工作方式下,领导者亟需的技巧不是命令和控制,因为组织架构正在由“等级式”转变为“线级式”,在这样的架构下,合作各方必须拥有共同目标,领导者就是制定目标的关键,此外还需要让员工使用合适的协作工具,凝聚员工、帮助员工实现协作的能力将是未来的核心领导能力之一。

然而掌握这一技能并非易事,这将是一项需要悉心传授的技能——伦敦商学员的研究表明,只有四分之一的人天生擅长管理所在组织中和上下级的人际关系。同时,领导者还需要为员工创造面对面交流的机会,因为这是建立信任关系与牢固纽带,从而促进高效协作的最简单的方式。

家庭办公虽然避免了舟车劳顿,但是也不可避免会产生一个问题:员工的工作和休息无法区隔,家庭生活被工作打扰,因此员工需要在家庭办公状态下做好工作和生活的平衡。英国电信曾与剑桥大学合作开展了一项研究,并制定了平衡工作和家庭的计划:确定压力点(通常通过电子邮件确认)、采取行动(与上司协商可用时间,以及如何在紧急情况下获得联系),在需要放松或集中精力时使用“关闭”按钮。

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