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消滅全世界爛 PPT!Google 總監親傳創業家必修的致勝簡報術

《TO》導讀:創業家有很多時候都必須要向客戶、創投介紹公司、產品,但是如果你連最基本的 PPT 都做不好,是要如何讓大家相信你有能力?簡報報得好,其實有些技巧。Google 公司每個人都必修的圖表簡報術,教你做對圖表、說對話,還可以讓主管、客戶全都聽你的。簡報要成功,這些致勝關鍵都一定要學起來的!

圖解資訊(Infographics)

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盡量別用的圖表:圓餅圖

到目前為止,我們討論了我在商業溝通時最常使用的視覺元素。此外,有幾種特定圖表最好避免使用:圓餅圖、環圈圖、3D 立體圖與雙(垂直)Y 座標軸,接下來將一一討論。

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● 萬惡的圓餅圖

從我寫過的文字裡頭,便可輕易看出我有多不喜歡圓餅圖。簡而言之,圓餅圖是萬惡淵藪。要了解我為何會下此結論,就先來看個例子吧。圖 2.21 的圓餅圖(依實例改編)呈現了 A、B、C、D 四個供應商的市占率。

消滅全世界爛 PPT!Google 總監親傳創業家必修的致勝簡報術 我請你看看圖,並依圖告訴我哪間供應商的市占率最大,你會怎麼回答?大多 人都會認為是右下方青色的「廠商 B」市占率最高。如果要你預估廠商 B 的市占 比例,你會如何回答? 35% ?40% ?

或許你從我的問題當中早已發現事情不太對勁。看看加進實際數字的圖 2.22 吧。

「廠商 B」看似面積最大,但實際數字為 31%,其實上方看似面積較小的「廠商 A」市占率更高。

我們來討論一下詮釋資料的過程出現了什麼問題吧。首先,最容易吸引聽眾目光(也最容易引起明眼觀眾懷疑)的便是這張圖採用的立體設計和古怪視角。整張圓餅圖以傾斜方式呈現,導致上方的區塊看似距離較遠,因此面積縮水了,下方的區塊則看似距離較近,面積有放大的錯覺。稍後將會繼續討論立體圖形,但是我現在就要先將一項相關的資料視覺化原則告訴各位:千萬別用立體圖!立體圖一點好處也沒有,甚至還會帶來一堆害處,上述便為立體圖扭曲數據視覺觀感的實例。

即便我們抽走立體設計、將圓餅圖回歸平面,資料詮釋還是有難度。人類的眼睛並不擅長判斷二元空間的量值。簡而言之:圓餅圖難以閱讀。若各個區塊的數值相近,要判斷雙方大小便會相當困難(甚或不可能辦到)。就算區塊尺寸差異明顯,你頂多也只能看出哪塊比較大,但無法精確說出大了多少。要克服這個難關,你也可以像上例般加上資料標籤,不過我還是認為不值得把空間分配給此類圖表。

那有什麼替代方案呢?其中一個辦法就是使用橫條圖取代圓餅圖,並以高到低或低到高排列(除非類別有其自然排序,如前述),如圖 2.23。記得,我們的眼睛看到長條圖時會自行比對端點。因為長條圖全都排列在同一條基線上,因此較容易判斷相對大小。這樣一來不只能得知哪個區段最大,還可以得知比其他區段大了百分之幾。

消滅全世界爛 PPT!Google 總監親傳創業家必修的致勝簡報術 可能會有人認為圓餅圖轉換成長條圖會少了些味道,圓餅圖的獨特之處就 是以圓滿的圖形表示各部分的組成。但是如果視覺元素難以閱讀,那這麼做真 的值得嗎?圖 2.23 中,我加註了每個區段的總和為 100%。雖然這不是十全十美 的解決辦法,但至少值得考慮一下。想知道還有哪些替代方案可以取代圓餅圖 ,請參考第 9 課的案例研究⑤。

如果你發現自己不小心用了圓餅圖,停下來問問自己:為什麼?如果你可以回答這個問題,代表你在選用圓餅圖前已經做過詳盡思考,但畢竟如上述所說,圓餅圖難以詮釋,還是不該做為你的首要選擇。

既然說到了圓餅圖,那就來看看另一種也應該避免的「圓圈圖」:環圈圖。圓餅圖是要求聽眾比較角度和面積,環圈圖則是要求聽眾比較弧長差距(如圖 2.24 便是在比較弧 A 與弧 B 的長度)。你對於自己眼睛判斷弧長量值的能力有多少自信?沒什麼信心吧?我就知道。別用環圈圖就是了。

消滅全世界爛 PPT!Google 總監親傳創業家必修的致勝簡報術 向立體圖說「不」

資料視覺化有一項黃金守則:千萬別用立體圖。因為很重要,跟著我說三次:千萬別用立體圖、千萬別用立體圖、千萬別用立體圖。唯一的例外就是你真的要畫三次元的資料(就算如此,處理起來還是相當棘手,務必小心),而且一次元的資料千萬不能用立體圖形來繪製。如同先前的圓餅圖例,立體圖會扭曲數字,讓聽眾很難、甚至不可能詮釋或比較。

將圖表繪製成 3D 立體設計,就必須加入不必要的圖表元素,如側板和底板。除了這些可能讓人分心的元素外,製圖軟體還經常會在繪製立體數值時出差錯。

舉例來說,你可能會以為製圖軟體在繪製立體長條圖時,會從正面或是背面繪製長條。很不幸,狀況經常沒那麼直接。舉例來說,Excel 當中立體長條圖的高度是依一面與 Y 軸高度對應的隱形斜板所決定。繪製出來的成品可能會類似圖 2.25。

消滅全世界爛 PPT!Google 總監親傳創業家必修的致勝簡報術 你能從圖 2.25 當中看出一月與二月的問題數量為多少嗎?其實這兩個月份 的問題數量皆為 1。但從圖表上看來,若將長條長度與後方的格線比對,並且往 左對到 Y 軸,預估的數值大約只有 0.8。這是很糟糕的資料視覺化實例,所以千 萬別用立體圖形。

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(本文由商業週刊授權刊載,全文摘錄自《 Google 必修的圖表簡報術 》。未經授權禁止轉載)

延伸閱讀

全面終結爛 PPT!介紹你 2016 八大必知簡報設計元素

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