神刀安全网

项目管理(一):基本概念梳理

项目属性—— 一个项目是通过独特的内部相关的活动以及对资源的有效利用来尽力实现特定的目标。一个项目有清晰的目标来界定将要被实现的事物,它常常以终端产品、递交物(产出物)、日程、预算等等的形式出现,同时也可能包括一些预期中在项目过程中能得到的利益和成果。项目往往是通过一系列有关联的活动来逐步实施的。为了开展这些活动,项目会需要利用各种各样的资源,人力的、组织的、器械的、材料的。项目也会有一个特定的时长,即有限的生命周期。通常,一个项目会有赞助者和顾客。最后,项目也会涉及到一定程度的不确定性。这里有一些项目管理的例子:

1. 开发、引进一个新产品; 2. 计划一次婚礼; 3. 设计、生产一本小册子

平衡项目的限制因素—— 项目目标的成功实现可以受到多方因素的限制,比如说项目的视野(范围)、质量、日程、预算、资源、风险、客户满意程度、利益相关者的支持。一个项目的视野(范围)是为了生产所有项目产出,满足客户需求和评价标准,实现项目目标所需的全部工作。项目预算是赞助者、客户已经同意的对在可接受范围内的项目产出的支付价钱。项目预算是基于全部项目进展所需的各种资源数量的预估总体价值,可能包括项目人员的工资、材料供应、设备、器材租赁费用等等。

项目生命周期—— 一般的项目生命周期有四个阶段:启动、规划、开展、收尾。

项目管理(一):基本概念梳理
项目生命周期精力花费图

在项目的启动阶段,项目需要被识别和筛选。然后,项目会以项目特许状的文件形式被授权、批准。项目的规划阶段包括了界定项目范围、确定资源、制定日程表和预算表,识别风险等等,这些都是为了做好的项目工作的基准计划。在项目的开展阶段项目计划被执行,一些为了生产项目产出的活动也逐步开展,以实现项目目标。在这一个阶段,项目进程需要被监管、控制以此来确保相关工作是在日程和预算规划之内的,同时项目所及的范围也需要按照相关细则被完全完成,所有的产出物需要满足相应被认可的标准。同时,如果在这一阶段,项目有所改动,他们也需要被记录、批准、再被整合到一个更新版的基准计划。在项目的收尾阶段,项目评估会开战,从项目中吸取的经验教训都需要记录下来,以提高以后项目的表现;项目文档需要组织得当并归档

项目管理流程—— 项目管理是一个规划、组织、协作、领导、控制资源以实现项目目标的过程。项目管理流程包括了规划工作和实施计划。

项目筛选—— 项目筛选包括了评估潜在项目,然后在其中决定哪些项目应该进一步被实施。每个项目的利益、结果、优劣势等等都需要被考量和评估,其中有量化、质化、有形、无形的评估维度。项目筛选一般包括以下几个步骤:针对一个项目制定一系列的评估标准;列出假定;收集数据信息;根据标准评估每个项目。

项目特许(Project Charter)——  一旦一个项目被筛选了,它就会被以“项目特许”的一个文件批准,有时候这个文件也会被叫做 “项目授权书”、“项目启动书”等等。在这个文件当中,赞助者会批准项目的启动并承诺项目的资金。它也会概括一个项目的关键条件和参数,以帮助建立一个项目基准计划的框架。项目特许的内容和形式并没有标准化,很大程度上依靠特定的公司和机构,但一般情况下,他们会包括一些这些元素:

项目名称需要简洁,同时为项目的最终结果创造一个愿景。比如 “部署客户关系管理系统”。

项目目的归纳了项目的需求和正当理由。这个部分可能会参考之前筛选这个项目的理论依据。

项目目标关于预期实现的对象——“最终的产品和产出物”——的陈述。这个项目目标可以显示需要批准的资金额度,以及项目的完成时间。比如“在100000刀的资金额度下,在8个月内上线一个新网站” 就是一个项目目标。

成功指标(预期利益):指的是在项目实施之后可以得到的成功和预期的可量化的利益。这个部分往往根据赞助者的期望来界定一个项目的成功。比如说,降低病人在急诊室的等候时间40%, 新诊所在第一年开放之后可以收治10000个病例。

认可指标(Acceptance criteria)这形容了每个主要产出物的量化指标。赞助者可以通过这些指标来确保每个产出物是否满足了特定的细则。这是赞助者是否接受一个产出物的基准。比如,一个新的产品线在30天的接收测试期中能实现99%的正常运行时间;一个信息系统能在反应速度不降级的情况下每秒能够处理10000次交易量等等。


业界实例:

世界银行通过许多伙伴组织来准备、实施、评估很多国际发展项目。日常的项目管理是伙伴组织的责任。在一个项目完成或夭折之后,一个独立的评估小组会在两年后完成一个评估,来决定中止项目的相关性、效率和有效性。

项目成果在多大程度上满足了目标群体的优先需求显示了一个项目的相关性;项目在效率在于通过评估项目是否使用尽可能少的资源来实现期待的结果;项目的有效性是被提出的项目目标被实现、满足的程度。项目的可持续性和它对目标群体产生的影响也同时会被检查。这些评估标准是在传统项目评估的目标、时间、预算之外被提出的。

当然,这些世界银行手下的项目也有不少因为管理和组织因素而失败的。对世界银行项目因素的研究揭示了五个关键的成功因素,有可能提升了实现项目目标的可能性——监管、协作、设计、联系、组织化环境。此外,条理清晰的项目进程和较为有效的沟通也支持着这五个关键的成功因素,从而提升了世界银行项目管理者和协调者的参与程度。伙伴组织现在被要求开发愈发严谨的项目计划来强调基于项目成果的管理方法。

以往影响项目成功水平的环境复杂性也需要在项目设计阶段被意识到,从而来识别相应的需求、问题、利益相关者、风险,以此确保项目的可行性。严格的上报和控制项目成果被证明能够提高项目成功的可能性。

项目的成败取决于一个关键的成分——项目管理。计划、日程安排、团队建设、沟通、领导等等都是一个组织在一个项目的生命周期中的必要部分。掌握利用好这些概念能够帮助提高你成功管理项目以实现在时间、预算上制定的目标的可能性。


本系列项目管理笔记基于《Successful Project Management》第六版。更多系列笔记,请关注文集《MIXD》

转载本站任何文章请注明:转载至神刀安全网,谢谢神刀安全网 » 项目管理(一):基本概念梳理

分享到:更多 ()

评论 抢沙发

  • 昵称 (必填)
  • 邮箱 (必填)
  • 网址