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如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

前几天,P圈萌萌哒的小荻老师问了我一个问题:如果你现在是一个300人群的群主,你需要将一条很重要的信息准确的在3个小时内通知到每一位群员,你会怎么做?

也许你会:

1、直接在群里发消息,但你肯定每一位群成员都会同时在线等着吗?你不担心群消息被淹没?

2、发群邮件,但你保证每一位群成员都有看群邮件的习惯吗?而且有的人其实是不用QQ邮箱的,这样即使你发了邮件他也看不到。

3、一对一小窗私聊。此方法最可行,但需要解决一个问题:腾讯规定,如果同样的消息如果一对一群发超过20个,就自动认定QQ被盗号,会直接封号。于是,小荻老师给了我如下建议:准备几套类似的说辞,每20个人就换一套用。或者每五分钟群发20个消息。

没想到说来就来,昨天晚上课程上线后,就需要大面积的通知鲜肉群300个人课程上线的信息,并提醒购买课程。说是一回事,做又是一回事,我是怎么处理的呢?

背景

本来昨天晚上课程上线这么重要的事情,作为管理员的我,是必须到场的,可惜昨天学校从中午两点一口气停电到了晚上十一点半,一到晚上整个学校陷入一片黑暗,断电的同时,连着手机也没法上网了,甚至到后面处于无服务状态,手机信号时有时无,只能发短信。本来跟大叔商量好的晚上九点半准时在线收集学员反馈意见及登记购买课程的学员,这下子啥都做不成了,于是,赶紧赶紧给大叔发短信,说明缺席事由,并交代大叔另外找人代替。

到了晚上十一点半,总算是来电了,赶紧上网,此时大叔已经交代其他小伙伴帮忙登记已经购买课程的学员,并修改对应编号。上线之后,小伙伴给了我这么一份名单:

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

看完这份名单,一下子就懵住了,啊?这个是…我要怎么核对,要怎么跟我已经做好的学员名单匹配起来呢….要怎么高效的通知其他未上线的学员呢?还有,万一大叔问我多少个学员退群了,我要怎么统计数据呢….好多好多问题一下子涌现出来,懵了,咋办?

整理完学员反馈后,我带着重重困惑睡了~

今天一早起来,打开之前整理好的学员表格,先附图如下:

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

看着小伙伴一开始给的那个表格,头痛了好久,最后突然灵机一动,想起来暑假实习学到的一个VLOOKUP函数(不懂的可以自行百度….),可以用那个函数和我之前已经做好的表格中的QQ号匹配起来,然后根据匹配的结果来筛选出未购买课程的学员。(说得有点玄乎,不急,往下看↓)

但是暑假学习后到现在都好久了,当时也没做笔记,已经全部忘记了,突然想起了自己之前买过的一个网易课程《和方骥一起学Excel》,翻到第4课时【和人工查找说再见】(惭愧啊,买了课程好久都没学习,必须学起来!!)研究了下,大概理解了思路,做起来!(期间经历了多次纠结,感谢方骥老师的耐心解答!)

因为小伙伴给的表格有QQ号,刚好我之前整理的表格有QQ号这一列,完全符合数据匹配的条件!

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

操作方法

1、我把小伙伴给的数据复制学员表格的右边,如下图所示。

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

2、此时,在H列新增【梦想家编号】一栏,并在箭头处输入:=VLOOKUP(D2,J:K,2,0),然后按住Enter键,公式生效,就可以看到第一个QQ号在右边的数据所对应的编号,此时用鼠标双击下图箭头所示红框出的位置,整栏的公式生效

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

3、而显示【#N/A】的则代表左边的QQ号不在右边的数据内,将左边的【梦想家编号】进行筛选,就可以得到未购买课程的学员信息。如下图所示。

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

4、得到未购买课程学员的信息,就可以开始一个一个小窗通知啦。由于QQ有连续群发20个相同信息就会封号,我选择一次群发10个消息。

在群搜索框输入最左边设置好的【学员编号】,如XR023,就输入023,选择需要通知的学员。一次性打开10个窗口,一次性群发10条消息(群发消息的内容最后加上【收到请回复】,确保学员收到信息),并在事先设置好的【是否通知】栏依次选择【是】(此处设置了数据有效性,有是、否两个选项)。然后继续上述操作。

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

之所以设置【是否通知】栏,有两个好处:

1、可以保证每个学员通知后有数据留底,方便后期核对;

2、在依次选择完10个【是】之后,至少快1分钟了吧,此时再进行第二波的群发,就巧妙避开了QQ不能连续群发20个消息的雷区,而且整个通知过一气呵成,小窗依次群发,表格依次选择【是】,如此循环,完全不用修改群发内容,就可以集中地一次性完成任务。

与此同时,我还设置了【是否购买】栏,和【是否通知】栏一样,也有是、否两个选项,这样可以保证收到通知的学员购买课程后,表格能够及时记录,完成群发的最后一个环节!

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

并且,由于上述的VLOOKUP的函数设置后,每次有新的学员购买后, 我就直接在箭头处复制粘贴该学员的编号,由于学员都是鲜肉群的,所以数据一粘贴,左边的【梦想家编号】就会自动更新所属的编号,实现动态更新。

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

一旦有学员觉得课程不适合自己,选择退群,我就将该学员的数据栏背景改为灰色,代表已经退群,而要知道有多少学员退群,只需要统计灰色背景数据栏的数量,就可以马上知道啦!

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

而且我在右边一栏的数据【QQ号】中设置了重复筛选,一旦输入的QQ号和之前的号码重复了,重复的数据栏就会显示红色。而将重复的数据删掉后,红色就自动消失啦~一旦工作量加大,有可能出现QQ号复制重复,这样可以有效避免重复啦~~

如何在不到3个小时将信息准确无误的传达给300个人

我就是通过上述方法在2个小时40分钟通知了鲜肉群其他未购买课程的学员,并且确保都有收到通知!

制作这样一份表格,有几个好处

1、有利于大型QQ群的管理,当然,前提是要做一份学员名单啦~至于怎么做,下一期的总结揭秘!

2、当群管理员有事没法群发通知信息,后面负责的人只需要完成先在右边的【QQ号】底下粘贴最新数据,然后对左边的【梦想加编号】进行【#N/A】的筛选,然后按照显示的信息进行群发,这样就可以保证工作交接的连贯性,实现完美契合!

3、想看多少学员退群?想看购买课程的人有多少?想看多少人已经通知到位?想看多少人已经通知,尚未购买课程?没问题!一个Excel表格轻松实现!就是这么任性!

可应用场景

1、大型QQ群需要通知重要事情。

2、当公司举办大型活动,需要确保每个人都通知到位,老板要求不仅要群发邮件通知,还需要一一打电话确认。

3、….(其他的暂时没想到,想到了再做补充)

心得

1、就像大叔说的,凡是有规律的,一定有窍门!因此,以后无论是在生活中,或者职场中,凡是单调重复的,就应该多做思考,是否能够利用简单的工具来找到窍门。

2、Excel真的是神器啊啊啊!!超好用!必须将被冷落在墙角的Excel课程学起来!!

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