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从项目周报说开去

从项目周报说开去
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做IT软件项目一般需要填写项目周报,而不少项目经理觉得这是没必要的,原因可能有:不屑写,不会写,不敢写。

我总结,大部分项目经理是不会写项目周报的,就像大部分人不会写邮件求助一样。

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小学课程语文老师就教我们记叙文如何写,至少交代时间,地点,人物,事件等要素,我们今天就从此入手谈谈项目周报的写法。

时间,对于项目来说可以理解为进度,那么自然就涉及到我们的计划时间和实际时间,而计划时间又会包含计划开始时间和计划结束时间,同样实际时间包含实际开始时间和实际结束时间,而周报里面就需要对比这些时间,并给出偏差(加入有偏差)的原因分析和对策了。

地点,广义的可以理解为我们的硬件环境,包括地理位置,IT办公设施,测试环境设施,试验局位置等等,一般对于软件项目来说相对简单。

人物,包括了项目中的各个角色,比如项目经理,软件代表,测试代表,产品代表,市场代表,硬件代表,还有项目的赞助人(各种BOSS),项目组成员,周报至少需要发送到相关的角色,否则信息很难一致。

事件,这个稍微复杂一点了,需要厘清过程中各个环节的活动事项,也就是什么阶段该做什么事情,比如现在是开发阶段,设计活动情况如何(是否经过评审,质量又怎么样),代码编写(是否大面积魔鬼数字)情况又如何,需求情况如何(是否变更)。总而言之,需要记录起这些活动。

如果能够搞清楚这些要素,基本上周报就快成功一半了,但,难点在下面我要讲的这些情况,即他们相互叠加的情况,举个例子,

时间和事件,刚才讲到的各个环节的活动都需要有计划开始时间和计划结束时间,实际开始时间和实际结束时间,而每项活动的实际完成标准又有质量的不同要求,这样叠加之后,就需要项目经理判断活动完成情况,进而判断对整体进度的影响,如果影响重大,就像下棋一样,给出下一步的补救措施,进而能够预测可能的风险。

地点和事件,不同地点安排不同的任务活动,这一点较好理解。

人物和事件, 所有环节的活动都需要人去执行,术业有专攻,不同角色安排不同的活动,同样角色人员能力不同,安排不同的活动,紧急条件下,调配不同角色人员分担活动等等。

时间,人物和事件,不同的时间段,人员的状态会有不同(失恋,生病等等),外部环境的变化,进而事件的安排,事件的结果不同,接着进展不同,进度变化,安排人物和事件调整,计划调整,循环往复,每周都有不同,即周报展现重点不同。

。。。。。。

刚才的例子可以继续叠加下去,就会变为更加复杂的状况,但,实际上并不复杂,按照一定的规则去思考和填写周报,可以大幅提升周报质量。

  1. 此时此刻,我的客户(交付对象),赞助人,我的战友(团队成员),此项目中最关注的是什么,想清楚这点,重点展示大家最关注的点,方法从事件出发,不同的关注对象联系不同的人物/角色进行叙写。

  2. 中短期的将来,可能出现的风险,拉开时间,从下个里程碑点往回看,分析人物,事件,地点要素的关系,脑子里面进行预演一旦有可能的冲突点,即可记录和周报体现。

  3. 有哪些人物值得关注并且激励,描述事件,用事实和数据分析进行展现。

对了,如果每次按此写了项目周报,那么就等于每次都对项目进行了一次梳理和思考,可以让我们项目走的更加踏实(毕竟软件这东西看不见,摸不着),心里明白的往下走。

BTW, 如果你真的坚持写了,项目周报这玩意花不了你多少时间,因为我们的思考质量会越来越高,时间的累积效应下,也会越来越快。

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