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产品漫谈三:介绍我常用的一些生产力工具和协同办公的流程

【文章摘要】我以前算是个工具癖,喜欢尝试各种「生产效率」工具,但后来发现这事儿本身就挺耽误生产效率的,所以希望能对你有所启发,不要把时间浪费在不重要的事上,更不要浪费时间和别人争论哪个工具更优秀。

产品漫谈三:介绍我常用的一些生产力工具和协同办公的流程

本文作者:李奇,微信公众号:李奇的黑板报(ID:itqilee)

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之前两篇文章没有涉及到 产品经理 的具体工作,只是大概聊聊我对这个工种的一些想法。这篇文章会主要介绍下我在日常工作中使用到的一些软件、工具及我们团队的日常协同方式。

我以前算是个工具癖,喜欢尝试各种「生产效率」工具,但后来发现这事儿本身就挺耽误生产效率的,所以希望能对你有所启发,不要把时间浪费在不重要的事上,更不要浪费时间和别人争论哪个工具更优秀。

现阶段市面上活下来的主流工具在功能上基本都能满足你的日常工作需求,只要你的内功足够好,这些工具用顺手了都可以让你高潮。

需要注意的是,我在下文提到的这些工具需要满足以下几个生产环境:

1.整个产品相关的同学(含设计/研发)总人数在10人左右;

2.移动端产品;

3.工作环境为Apple系列;

其他背景下是否可行我并不清楚,所以,下文所说的所有内容并不适合所有的产品经理和产品爱好者,仅供参考,具体情况需要根据你们公司的实际情况来定。

一.协同办公

小团队每个人都负责独立的一整块事情,一旦某人的工作出现卡顿整个工作流程都可能被打断,因此小团队对信息的流通性要求极高,对协同办公的简单、高效、及时性都有比较高的需求。相反,对权限管理、安全性方面的需求并没有大公司那么高。

提到协同办公,就不得不提一下异地办公。关于这点,我算是一个坚定的支持者和实施者。让一群大脑高速运转且需要全情投入电脑屏幕的年轻人在非必要的情况下坐在一起不言不语,且不时要被各种不相关的对话打断掉思维,实在是太傻太落后了。

我们团队一直追求不加班、弹性工作制(是真的实践,不仅仅是招聘噱头),后期彼此信任建立之后开始允许Remote,这就要求整个团队在工作期间不管在哪都能与其他人保持联系,与项目进度保持关联,而以下这些产品帮我们做到了这些。

1.Tower

Tower是国内一家做得很赞的协同办公类产品,也是我们团队从成立之初用到现在一直舍不得换的产品。

我们的日常项目管理、任务管理、进度管理都在Tower完成,它有相当完善的提醒机制、权限管理、版本概念…

更重要的是,他实在太简单了,哪怕对于没有任何IT背景岗位的同学来说,也不会感觉到任何使用门槛。这点对于飞速运转的小团队至关重要,因为他保证了每个成员都处于随时可用状态,这也让Remote成为可能。

起初我们为每个产品建立一个大的项目,所有相关人员都处在这个项目内,但后来工程师们觉得与开发不相关的人员、消息、讨论太多,影响他们的注意力。

于是我们把产品的开发流程独立成一个项目,采用敏捷开发的模板进行创建,这个项目仅包含产品、设计和开发。这样除了大幅降低项目噪音之外,整个开发的进度也变得更加清晰可见。

2.QQ

我们团队的IM一直通过QQ完成,手Q和QQ for MAC的功能到今天已经相当完善了,对文件传输、语音群聊、@呼叫、小组群聊的支持也算得上友好。

微信虽然在IM这块的体验更加纯粹易用,但是想支撑起整个团队的日常办公交流还是力不从心,当然我们团队本身也都比较反感把工作和生活混为一谈,所以基本上我们的微信群是下班后扯淡用,工作沟通主要还是通过QQ完成。

3.够快云库

在够快云库之前,团队使用过一段时间的Seafile,最终没坚持下来大概是因为这个产品相对显得GEEK一些,对没有技术背景的运营、市场同学不够友好。

换用够快云库后效果好了一些,各个平台覆盖的也比较到位,不过最终依然没有坚持使用下来。原因一是因为够快对账号数量有限制,二是部分同事总是反馈同步失败,导致他们没有用下去的欲望。

据我小范围观察,很多没有IT背景的同学对于文件的云同步这个概念比较陌生,不太理解本地文件和服务器文件的同步机制,以致于可能会出现文件被误删的情况,而这种情况一旦出现一次,他们对云同步就会心存忌惮。

我们目前没有大规模的全员文件同步需求,开发所用到的少量文件通过Tower基本就能满足,而Android工程师和推广同学之间传输各渠道APK则直接通过移动硬盘来完成,简单粗暴但足够高速。

二.思维导图

把这个放在前面写并不是因为使用频次高,而是按照我的工作流程先后顺序来写的。在策划每一版之前,我会把需要理清楚的问题通过思维导图的方式整理出逻辑和结构,所以这块的工作其实主要是面向自己的,产出物是否精美并不重要,过程快速结果可靠最重要。

起初处理这部分策划性质的事情团队会集体开会进行讨论,可能是老板的做事风格问题,希望每个员工都有足够的参与感。然而作为PM,我自己极度反感所谓的「头脑风暴」,因为这会让人产生「我们好有创造力,前面的路好多」的错觉,头脑风暴带来的价值完全对不起投入的时间,要么搅屎棍获胜,要么全局僵持。

如果不得不参与团队的头脑风暴,PM最好能够保持冷静,不要陷入群体的自嗨,多听听其他成员怎么说,事后自己整理清楚思绪给个结果,而这个过程就需要靠下面这些工具来完成。

1.MindNode Pro

MAC下的一款思维导图软件,功能简单,相应的操作也足够简单。他不为装逼而生,产出物乍一看没有那么炫酷,但是使用过程简单到足以让你忘了软件的存在,而能够把你的全部思维都放在思考本身上面,就像你在用Markdown语法去写作一样。

这个软件同样支持iPad和iPhone,不过我自己几乎不会去用,顶多进行查看,因为这俩设备很难支撑起快速的思维演变过程。

2.纸和笔

我在住处有一块白板,本打算用来整理思绪用,实际却并没有用起来,因为太麻烦(是的,对于某些快速突发行为,人类对于麻烦的规避会近乎到变态)。

所以在身边没有MacBook的时候,我会使用随身携带的笔记本和笔来涂涂画画,优点自然是快速、修改成本低,但缺点也很明显,没法做到像电子产出物一样易于保存和管理版本。

三.原型设计

我在最开始做产品经理的时候最核心的工作就是画原型,因此那时候调研、试用、购买了大量的原型制作工具,后来这部分工作反而成了PM工作里最轻松愉快的一部分。产品经理工作最难的部分在于初期敲定产品模式,一旦想清楚了要做成什么样,原型制作就会变得很享受很轻松,全神贯注的话通常可以在一个下午完成核心部分的原型,2-3天完成所有页面的原型。

原型设计追求的是效率、逻辑完整、易于交流,因此我在设计原型的时候尽量保证能够在移动端完成,因为这能让我随时随地进行完善和修改。

1.纸+笔(可选POP/快现)

刚入职PM的时候,我在原型初期会经历线框图这一步,主要是快速试错,跟BOSS进行讨论。

目前我会直接跳过这个环节进入真正的原型设计,一是因为目前的原型工具已经足够易用,在效率上并不比纸笔低,二是之前提到的易于保存和版本管理等。

不过纸笔依然是原型设计的一个有效补充,在遇到卡壳时快速勾勒出标靶方案进行思考,但绝对不推荐整套原型都通过纸笔来完成,后果没法想象。

2.AppCooker

做移动产品的原型工具相当多,为什么选择AppCooker先不解释了,后面会大概说一下其他的原型工具,这里先介绍下AppCooker的特点。

这个软件只有iPad客户端,也就是说你的所有原型设计工作都会在iPad上进行,这点对于我来说是极大的诱惑,因为我可以趴在床上或者窗边晒着太阳就把原型画完了。

同时你在设计原型时可以随时拖用iOS提供的所有UI部件,这不仅仅是方便/效率的问题,对于没有开发经验的PM来说,这点能够辅助你了解iOS开发到底是怎么回事,哪些是iOS原生支持的,哪些需要你的工程师们自己折腾,以便PM权衡进度收敛自己的脑洞。

这个软件售价大概128元,相比它所能发挥的价值,这个价格已经很良心了。更良心的是,对于其他不需要制作原型只需要播放你的原型的同事而言,可以免费下载专用的播放软件AppTaster。

3.Sketch

这个本来不是原型工具,而是设计工具,但我们公司中途设计师离职,权衡之后没有再聘请新的设计师,所以后续的设计工作都是我来完成。

这时候问题就来了,如果再走完这个工作流程,我的所有时间都会花费在原型、demo和文档上,而用于思考策划的时间会几乎没有。所以到这个阶段我又跳过了原型设计阶段,直接进入了demo设计(前提是产品大的结构和设计风格已经定了)。

我当然不会像专职设计师那样精细的标注切图,原本打算通过Zeplin来为工程师进行标注,但我厂的工程师们快速学了下Sketch解放了我,于是我每次只要提供设计稿就行了,他们自己导出资源。不过这里还是要推荐一下Zeplin,真的超好用,而且支持一个免费项目。

然后需要吐槽的是,demo预览工具Sketch Mirror居然不是免费的,且定价30,实在不厚道,尤其是在Sketch本身报价这么高的情况下。

最后推荐一个值得关注的Sketch周边工具「Silver」,它能将你的Artboard设置锚点和交互动画,形成一个完整可播放的高保真DEMO。

我自己非常期待这款工具的问世,几乎满足了我当前对于原型和DEMO设计的一切需求,可惜这个项目一直处于「almost ready」的状态。

4.大概过一遍我用过的其他工具

Axure:PM招聘信息上最常出现的一款原型工具,也是我最开始使用的一款原型工具。功能强大,但异常强大,以至于学习成本过高,且对WEB产品支持较好,对移动端产品的支持近期有好转的迹象,但无奈太过笨重,我自己并不喜欢。

墨刀:算是在WEB端做原型的一个典型例子吧,其他WEB原型工具我就不一一举例了,一并说了。这种工具对操作系统没有依赖性,有浏览器即可,但我个人不是很喜欢做出来的原型风格,且碍于浏览器的局限性和性能,我曾经在某类似工具上出现过多次浏览器假死甚至崩溃的行为,当时的内心完全崩溃掉。

Demoo:腾讯ISUX团队推出的一款设计演示工具,曾一度被我企图纳入我的正式生产工具中。上面说过我最近仅使用Sketch进行demo设计,不再制作可播放原型,且Sketch的辅助播放工具Silver迟迟未上线,所以我打算将demo导入到Demoo里设置锚点进行播放。腾讯自家的产品当然对兄弟产品有较好的支持,这个工具支持手Q扫描二维码进行全屏播放,这点也是相比较其他工具而言最吸引我的地方。

四.文档撰写

文档这部分其实特别乱,之前读过一篇文章介绍产品经理需要掌握的十个文档,乍一看吓死人了,什么工种需要天天去写十种文档,还有没有时间好好做产品了。其实不用怕,也别听人瞎忽悠,你去百度搜一下这些文档,很难找到一个标准的被PM们认可的统一规范,因为这些文档本来就没有什么规范,项目需要什么就去写什么,而不管写什么文档,无非都是三要素:

1.趁手的工具;

2.清晰的逻辑;

3.良好的表达;

后两者看个人修为,下面只介绍一下我在用的工具。

1.Tower

我们团队最开始希望所有工作都能在Tower上完成,所以需求文档自然也通过Tower提供的文档功能来实现。

但实际使用中发现,需求文档经常需要锚链接跳转,而Tower并不支持这个,所以无奈只好将需求文档拆分成若干小文档,通过超链接来实现跳转。

但若干小文档会衍生很多其他问题,比如整体的版本管理等,所以用了没多久我们就放弃了Tower转而使用第三方WIKI系统。

不过目前因为其他问题,我们又转回了Tower,但进行了文档精简,确切的说是砍掉了需求文档,通过Tower的任务描述来实现需求文档的功能。

2.DokuWiki

WIKI系统本就为文档而生,自然是用来写需求文档的不二选择。严格可靠的版本管理机制、简洁高效的语法、清晰易维护的文档目录,都让我在很长一段时间用它来撰写我们的 产品需求文档

但公司后期人手严重不足,我的工作压力越来越大,已经没有精力去维护这么一个庞大的文档。尤其是创业公司产品模式反复震荡的情况下,有时候一个版本的需求文档绝不是小修小改这么简单,很多时候都是整个大结构的重置,工程量不亚于从零开始。

所以去年年底的时候,我在事实上已经放弃了这部分WIKI的维护,小版本的文档全部拆分成Feature描述在Tower完成,不过这时候的大背景是产品结构没有大改,只是小功能的优化,所以忽略全局文档只关注Feature描述是可行的。

这时候作为PM一定要逻辑非常清楚,把每个细节和意外情况都想到,并想好应对方案写在描述里,这样工程师在开发的时候才可以把它当做真正的文档去使用。

五.内测分发

我们公司的开发者账号为个人账号,这导致我们每年最多为100台设备进行分发,这其中还包含公司员工大大小小几十台设备,所以可用的UDID是很紧张的资源,而且获取UDID对于我们希望纳入内测的普通iPhone使用者来说绝非易事。

其实APP开发完成后的核心测试还是我来组织,毕竟我对WIKI里的每个细节都比较清楚,所以在验收功能完整性的同时,我会同时测试各种边界数值的情况、意外操作等等一堆细枝末节的东西。我们团队平时内测分发会同时通过两个渠道进行:

1.Fir

这个在国内开发者圈应该相当有名了,确实简单易用,而且服务器在国内,打包上传,下载安装都能得到很好的速度保证。

不过使用FIR进行内测分发需要把测试设备的UDID加入到测试列表中才行,获取这个UDID并不是很好操作,再加上某一天突然没法使用FIR进行覆盖安装测试了,所以我们同时也在使用TestFlight进行分发。

2.TestFlight

苹果自家的内测分发服务,但由于某些原因,国内开发者打包上传需要消耗特别长的时间。但好在测试方的操作比较简单,我一般会在BUG全都解决完毕后使用这个覆盖安装一次AppStore版本来检查升级过程。

六.其他资源

我在产品设计流程中涉及的几种主要工具基本都介绍完了,下面说几个也比较常用的工具/资源,他们也是我在日常工作中不可或缺的得力助手。

1.App Annie

最核心的功能就是跟踪一款APP在AppStore的记录了,各种你想要的信息基本都有,是做 竞品分析 和ASO的有力数据来源。之前联系过服务商,付费后可以获取更多你想要的数据信息以便作出决策,不过服务价格并不便宜。

2.NEXT/Product Hunt

平时主要用来发现各种新APP、新服务的地方,英语好的话请直接使用Product Hunt,英语渣渣请使用NEXT,NEXT基本上会把PH上的新APP都搜罗进来,而NEXT上会有一些PH上没有的国内的创业公司产品,这些产品多半是创业公司基于宣传目的自行提交的。

3.Dropbox

使用Dropbox主要是为了配合前面提到的AppCooker,一是方便将制作好的原型导出至Dropbox,二是制作原型时需要随时从我的Dropbox里导入图标。

Dropbox被墙后我曾一度寻找国内的替代品,虽然科学上网后依然能使用,但速度和稳定性都大不如前。不过到现在也没有找到完美的替代品,因为有太多的APP和服务可以与他进行对接,这点让我始终没法离开,就像我始终离不开可恶的Evernote一样。

4.Reeder

一款付费的RSS阅读器,价格公道,质量优良,是我平日阅读的重要来源。不过我并没有买他的MAC版本,因为我使用的是Feedly的账号,所以在MAC端我会直接使用Feedly的网页版。Reeder主要在iPhone和iPad上使用,特别期待Reeder能出Android版。

________________________________________

平日里主要使用的生产力工具介绍的差不多了,同一种工具在不同的人手中、不同的生产环境下都会有不同的用法,所以还是那句话,以上仅仅是提供参考,你需要根据实际情况摸索出最适合自己的工具和流程,能成事儿才是最重要的,其他都是浮云。

不过有一点需要注意,生产力工具很多都是需要付费的,希望从业者能够尊重同行的劳动成果,不要利用自己的知识去搞破解行为,实在觉得太贵不划算,平日里可以多关注一些限免和团购活动。

但最好还是把视线从这些小钱小利上挪开,这样才有精力看到更大的世界。

本文由@李奇(微信公众号:李奇的黑板报 ID:itqilee) 授权发布

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