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告别低效会议,教你设计工作坊

告别低效会议,教你设计工作坊

工作坊设计培训

我是 Seaborn Lee,这是我的第 24 篇原创文章,1300 字,阅读需要大约 5 分钟。


我们常常抱怨,低效的会议浪费了大量的时间,导致不得不加班才能完成工作。
在开会的时候,有人躲在角落玩手机,有人在窃窃私语,有人争得面红耳赤,有人拍完桌子愤然离场。
无效的会议是极大的浪费,我们迫切需要,一种更好的会议方式。

什么是高效的会议呢?它具备什么特点呢?

所有参会者都积极参与,贡献自己的想法,提出自己的不同意见。有清晰的流程,节奏紧凑,有专门的人负责引导。

一些勇于创新的人,开始去尝试,他们发现了很多的工具,方法和流程。提炼出来了一个高效会议的共同准则:

相信群体智慧,创造最佳方案;相信均等参与,产生最佳执行力。

Workshop,中文叫「工作坊」或「研讨会」,它是一种会议形式。
相较于传统会议形式,它具有参与度高,节奏紧凑的特点,用于技能传授,达成共识,促进决策,制定行动计划等。

引导者(Facilitator)

工作坊通常有一到多名引导者,引导者是流程专家,不必是业务专家。
他保持中立的态度,使用倾听、总结、提问等技术,激发参会者的参与热情,妥善处理会议中的各种破坏性行为,把控时间,让工作坊高效有序地进行。

怎么设计

如何设计一个工作坊呢?站在引导者的角度,分前中后三个阶段来看。

通常会有一个会议发起人,他找到引导者,邀请他来设计一个工作坊以解决某个问题。

引导者可以从五个方面来思考,怎么设计这个工作坊,为方便记忆,可以记成「五个屁(P)」:

Purpose
工作坊要达到什么样的目的?

Product
交付物是什么?以什么形式交付?

Participants
需要哪些人参与?可以通过会议发起人找到关键利益干系人,通常是需要提供关键输入的人会受到影响的人,包括决策层和执行者等。

Process
要通过什么样的流程,去达到期望的产出?
这里的流程呢,通常是多轮的发散和收敛的过程,可以使用非常多的工具。
比如,头脑风暴,鱼骨图,心情曲线,用户体验地图等。

告别低效会议,教你设计工作坊

工具

除了这些工具呢,引导者本身就是一个最重要的工具,可以使用声音,动作等来引导。
比如有人开小会时,降低自己的音量,让对方的声音变得明显,从而主动停止谈话。
比如需要停止讨论时,让大家将双手举过头顶,并注视还在讨论的人。
比如鼓励分享时,身体前倾,目光注视发言人,发言结束后带头鼓掌。

还可借助视觉引导,或者一些有趣的道具:
比如惨叫鸡,物理计时器,碰钟等。

Possible Issues/Pitfall
最后,思考工作坊过程中可能会出现的意外,提前做好积极的应对。

除了以上这些,还要准备好所需的工具,比如说投影,白板纸,白板笔,胶泥,便利贴等工具。
提前到达会场,测试设备是否可以工作,布置好会场,并调试好自己的情绪和状态。
抱持「每个人都是出发点都是好的,一定能够共同得到有效产出」的信念,然后,把自己点燃!

开场

工作坊开场非常重要,好的开场就成功了一半。我们可以遵循四只小猪原则:

  • Participants 欢迎并介绍参会者都有哪些人。
  • Purpose 告诉参会者,本次工作坊的目的是什么。
  • Process 介绍流程。
  • Ice Breaker 破冰游戏。
  • Ground Rules 讨论在工作坊中,需要共同遵守的准则。
  • Parking Lot 介绍停车场使用规则。

中间

为了促进大家的参与,引导者可使用三种技术:
倾听
推荐阅读:怎么听,对方才肯说?- 积极聆听技术简介

总结
通过总结,把对方一段冗长的发言总结成简短的几个字,不仅可以让对方感到被理解,也可以让其他参会者,更好地理解发言者的意思。

提问
引导者不应该发表长篇大论,应该使用提问技术,让参会者多说。
我们有几类问题可以参考:

  • 询问事实
  • 询问感受
  • 量化感受
  • 切换视角
  • 魔法棒(假如…)
  • 最好和最坏
  • 挤牙膏(追问)
告别低效会议,教你设计工作坊

提问

结尾

结尾时,引导者要收敛,以便达成共识,促进决策,产生行动计划。

结束之后,引导者要收拾好场地,将过程中拍摄的照片,整理分享给大家,收集大家对于此次工作坊的反馈,和关键角色复盘回顾等。


以上是我昨天参加工作坊设计培训的总结,希望对你有用~

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