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项目管理过程中的5个关键点,项目经理都应该了解

项目管理过程中的5个关键点,项目经理都应该了解

随着现代项目范围和复杂性都在逐步增长,一个项目很容易就需要数百名项目成员并跨越不同的时区来进行交付。因此,控制项目的变量对于项目的成功至关重要,项目经理如果没有责任心很可能会导致项目失败,会对项目管理者的职业生涯造成严重的后果。

项目经理需要学会不断的降低项目成本来满足项目中利益相关者日益增长的收缩预算的期望,项目经理需要克服政治动乱和地理障碍等不利因素培养新员工,所以,对于了解下面这几个成功的关键点会帮助项目经理实现更高效的项目管理过程。

项目管理过程中的5个关键点,项目经理都应该了解

项目的透明度有助于维护项目中的公共关系并保持与项目中各利益相关者的联系。保持项目的透明度是项目管理者的基本素质之一,通过项目透明度来来确保项目严格遵守项目的指标标准并降低成本,随着多项目并行的存在以及项目群的工作方式,这种透明度显得越来越重要。

项目中的一些任务或者活动最初可能会有一些错误或疏忽导致成本的增加,但如果不加注意或者没有被揭示出来,当随着项目进展或者事情变得越来越复杂时,这些成本乘以管理的项目总数时,最终形成大量的收入损失和增加额外的费用。

项目经理必须帮助所有的各个利益相关者了解他们的行为如何影响到项目的状态,通过增加项目信息的透明度来改善项目管理中的问责制,降低项目风险,并能够有有效地促进合作。

项目管理过程中的5个关键点,项目经理都应该了解

项目评估过程的效率和有效性仍然是项目成功的一个方面,想想这个项目如何从当前的新技术中获益,通过完成这个项目如何能够获取商业上的显性利益和潜在利益,通过项目中的协作和任务的执行,以及有效的沟通,能够锻炼和打造一支高水准的项目交付团队。项目的评估应该在准备阶段就要完成,而不是等到项目交付的过程中才去进行评估,这会破坏项目的成功。

当然项目的过程评估也是必不可少的,通过将项目的整体目标进行作分解,并划分成为不同的阶段,对每个阶段进行评估,看是否达到了当初制定的要求,一旦评估不能通过,就需要进行判断是进行纠偏还是将项目进行终止,避免损失的继续扩大。对于项目的评估可以通过第三方进行,也可以利用互联网新技术搭建IT系统来完成,没有好的评估,就无法知道是否有好的结果。

如果你想在餐厅得到一份色香味俱佳的高品质食品,那么厨房里的每个人都需要知道食品的安全和完成最终成品的流程。对于项目也是一样的,项目中的各种要求可能有所不同,项目中的所有成员都需要了解每个人的不同职责并清楚如何不影响项目的成功。

项目的规划团队需要了解如何将估算转化为预算,项目文档人员必须要了解其他各个成员当前的任务是什么以及如何获取成员的报告,项目的培训资源就是项目成员本身,通过相互之间的综合培训,可以使团队成员感到团队整体的责任感,也会诱使团队成员更加开心而有高效准确的开展工作。

项目管理过程中的5个关键点,项目经理都应该了解

项目管理过程中,总是要涉及到各种IT系统,电子邮件系统,项目管理软件平台,流程评估系统,会议通信系统等等,这些IT系统平台可以大大帮助项目经理完成项目管理的效率提升和价值呈现。项目经理需要确保这些系统必须要有IT支持解决方案来进行保障,一旦出现由于系统中断事件,IT能够在遵守适用安全性和法规的前提下,进行快速响应。

IT支持解决方案不仅在系统出现问题时可用,IT支持人员还可以帮助项目管理者进行系统平台迁移,可以帮助项目成员处理个人的IT问题。比如系统中可能会有很多软件自动更新,但仍然会发生错误,系统中那些信息包含关键的安全信息如何进行处理,这些都可以通过IT支持团队指导项目成员来维护系统,减少系统停机时间,降低风险。

项目管理过程中的5个关键点,项目经理都应该了解

在项目的实施过程中,项目成员的额分心是不可避免的,即使是最好的员工也仍然会犯错误或者花费太多的时间去处理复杂的问题,同时随着活动任务和费用的持续上涨,项目的预算也受到威胁。项目中的时间和费用的分配是一个很复杂的方式,但是必须要去做。项目成员必须要将管理任务所花费的时间和成本进行分析比较,来评估这些任务,来看整个项目的管理效率和生产率水平。

换句话说,如果时间和费用分配超支会导致生产价值下降,但如果分配的太少又会导致项目可交付成果质量差或者不准确。项目经理需要帮助成员确定一个合适的比例,帮助他们保持自己的责任感和预期的时间要求,这样可以降低项目的整体成本。

项目管理过程中的5个关键点,项目经理都应该了解

  • 提高单个项目的透明度水平可以降低成本。但是,提高所有项目的透明度大大降低了风险,甚至减少项目超出预算的可能性;

  • 过时的流程导致现代项目管理中的系统效率低下和延迟;

  • 综合培训有助于使项目团队达到更高标准,并实现跨学科的理解;

  • IT支持解决方案可以消除对停机时间或安全补丁的担忧,帮助项目保持在正常的轨道上运行;

  • 正确分配时间和费用可以提高问责制并降低总体成本;

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